01/02/2026
W poprzednim wpisie podzieliłem się z Wami pierwszymi wrażeniami na temat KSeF 2.0 w wersji produkcyjnej, która wystartowała nieco ponad 20 godzin temu. Znalazł się tam taki fragment:
"Jeżeli prowadzisz biuro rachunkowe w formie spółki i jesteś w tej spółce master adminem wyznaczonym przez ZAW-FA, to po zalogowaniu jako master admin Twoim profilem zaufanym w kontekście Twojej spółki nie zobaczysz w zakładce „Moje uprawnienia” uprawnień nadanych Twojej spółce przez klientów biura rachunkowego, pomimo że zostały nadane na NIP Twojej spółki (na PESEL w przypadku spółki nawet się nie da, to oczywiste). Jeżeli chcesz w zakładce „Moje uprawnienia” zobaczyć uprawnienia nadane spółce przez wszystkich klientów biura, musisz zalogować się na konto KSeF spółki pieczęcią kwalifikowaną wydaną dla spółki. Jest też pewna wymagająca dużego nakładu pracy opcja obejścia pieczęci, ale napiszę o tym w odrębnym poście."
Pora zatem na dodatkowe wyjaśnienia.
Przyjmijmy, że:
👉 prowadzimy biuro rachunkowe w formie spółki i
👉 jesteśmy master adminem tej spółki (tj. administratorem KSeF wskazanym przez spółkę w ZAW-FA) i
👉 chcemy, po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika KSeF własnym profilem zaufanym, bez posługiwania się pieczęcią kwalifikowaną, widzieć wszystkich klientów biura rachunkowego, którzy nadali naszemu biuru uprawnienia na poziomie KSeF, np. do przeglądania faktur (gdybyśmy zalogowali się na konto KSeF biura pieczęcią wydaną spółce, to widzielibyśmy te uprawnienia z marszu, ale powiedzmy że tej pieczęci nie mamy i nie będziemy mieć).
Brak pieczęci omijamy w następujący sposób.
***
Instruujemy klientów naszego biura, jak mają nadać nam uprawnienia na poziomie KSeF:
1. Klient loguje się w Aplikacji Podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl) na swoje konto (jeżeli klient prowadzi DG w formie JDG, może zalogować się profilem zaufanym z marszu, a jeżeli prowadzi DG w formie spółki, musi wcześniej wyznaczyć na formularzu ZAW-FA administratora KSeF dla swojej spółki).
2. Po zalogowaniu klient przechodzi do zakładki „Nadaj uprawnienie”.
3. W sekcji „Rodzaj uprawnień” klient wskazuje „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.
4. W sekcji „Dane podmiotu uprawnionego” klient podaje NIP naszego biura i pełną nazwę naszej spółki.
5. W sekcji „Zakres uprawnień” klient zaznacza, jaki będzie zakres uprawnień naszego biura (najczęściej tylko do przeglądania faktur). Jednocześnie przy każdym nadanym uprawnieniu klient zaznacza checkbox „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia” (ten ostatni krok jest bardzo ważny, bo bez niego nie zobaczymy jako biuro na koncie KSeF naszego biura, czy nadane uprawnienia są już aktywne).
***
Niezależnie od powyższego (tzn. niezależnie od tego, czy dany klient nadał nam już uprawnienia, czy jeszcze nie):
1. Jako administrator KSeF wyznaczony w ZAW-FA logujemy się swoim profilem zaufanym na konto KSeF naszego biura (spółki) w Aplikacji Podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl).
2. Po zalogowaniu przechodzimy do zakładki "Nadaj uprawnienie”.
3. W sekcji „Rodzaj uprawnień” wybieramy „Osobie fizycznej do pracy dla klienta”.
4. W sekcji "Dane osoby fizycznej" wybieramy jako rodzaj podmiotu uprawnionego „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL”, a następnie podajemy swoje dane jako administratora KSeF (jako identyfikator wybieramy swój PESEL lub swój NIP i podajemy swoje imię i nazwisko).
5. W sekcji „Zakres uprawnień" podajemy NIP obsługiwanego przez nasze biuro klienta i wybieramy stosowne uprawnienia (najczęściej tylko do „przeglądanie faktur").
6. Kroki 3-5 powtarzamy w odniesieniu do każdego klienta obsługiwanego przez nasze biuro (możemy to robić niezależnie od tego, czy dany klient nadał już naszemu biuru na poziomie KSeF uprawnienia, czy też jeszcze nie).
***
Jeżeli my wykonamy pracę po swojej stronie, to po zalogowaniu na konto KSeF naszego biura (spółki) i po przejściu do zakładki „Moje uprawnienia” będziemy widzieć, analizując kolumnę „Status uprawnienia” („Aktywny” lub „Nieaktywny”), czy dany klient nadał nam już uprawnienia na poziomie KSeF, czy jeszcze nie.
