05/08/2022
Buổi họp công ty bán lẻ các sếp họp về những nội dung gì?
Đây là câu hỏi mình thường xuyên hỏi các A/C chủ DN về chủ đề vận hành trong khoá Retail Master. Thông qua mình ước lượng và tổng hợp có:
- Khoảng 60% các công ty được hỏi em chưa tổ chức họp hàng tuần vì không biết họp gì?
- 80% công ty họp nhưng toàn họp về tồn đọng ít nói về giải pháp
- 30% Công ty họp nhưng rất áp lực không có nhiều giải pháp
- 50% công ty chỉ họp tháng không họp tuần.
- 95% công ty họp không biết các chỉ số báo cáo đã đầy đủ hay chưa?
Thấy nhiều ACE vướng hỏi nên mình chia sẻ kinh nghiệm đã trải qua để anh chị em tham khảo. Và đây là kinh nghiệm thực chiến, góc nhìn tập trung vào các mô hình b.án lẻ, chuỗi nên không phải là thước đo cho mọi cuộc họp ở nhiều lĩnh vực khác.
Vì mỗi thời điểm/mô hình khác nhau sẽ có những mục tiêu/chỉ số khác nhau nhưng ở đây mình chỉ nêu ra các nội dung cơ bản thường các công ty bán lẻ sử dụng chia sẻ cùng ACE:
1. Kinh Doanh Vận Hành
- Doanh thu & dự kiến đạt theo từng kênh: Offline (Sỉ/Lẻ). Online (Facebook/Website/Sàn TMĐT…)
- Thông tin cụ thể về các yếu tố cấu thành doanh thu theo từng kênh: SLKH, SL Bill, Tỷ lệ chuyển đổi, Trung bình đơn, Tỷ lệ Chiết khấu, Dt theo ngành hàng, top skus …
- …
2. Tài chính kế toán
- Dòng tiền
- Kế hoạch công nợ: thanh toán, nhập…
- Tiền âm, tiền hoàn…
- Kiểm kê Kho, hàng: Hàng thất thoát…
3. Phòng cung ứng/mua (hoặc R&D)
- Khả năng cung ứng, Chỉ số hàng hoá, ngành hàng: Tồn kho theo ngành hàng, Tỷ trọng ngành hàng, Lợi Nhuận Gộp, Vòng quay hàng tồn, các mặt hàng b.án chạy, b.án chậm hoặc cần lưu ý…
- Giá trị tồn kho: Đúng tiến độ hay không?
- Nguyên vật liệu, công nợ,
- vận hành hàng hoá: Kế hoạch đặt hàng, xử lý tồn đọng…
- …
4. Marketing
- Số lượng KH mới/ cũ
- Traffic trên Cửa hàng/Website. Các thông tin trên các kênh MKT khác: Facebook, Google, Tiktok…
- Đánh giá các chương trình đang chạy: Chương trình KH mới, KH cũ, chương trình Phễu…
- Phân tích nhóm KH (Loyalty…)
- Ngân sách MKT cho KH cũ/mới. Ngân sách các hoạt động Branding/Promotion:Xả tồn, hàng mới, phễu kéo khách…
- …
5. Chăm sóc khách hàng & Chất lượng dịch vụ
- SL thắc mắc/khiếu nại
- Tỷ lệ KH đã được giải quyết KN
- Tỷ lệ thắc mắc/KH lặp lại
- Tỷ lệ thắc mắc/KN qua từng kênh Cửa hàng/Hotline/Inbox/…
- Khiếu nại điển hình => phương án giải quyết
- …
6. Nhân sự & Đào tạo
- Nhân sự mới: Các kênh tuyển dụng hiệu quả, ngân sách tuyển dụng,
- Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu tuyển dụng: Hẹn phỏng vấn, đến phỏng vấn, Đạt và không đạt (Nêu rõ các lý do UV không nhận việc)
- SL nhân sự đào tạo theo kế hoạch: Đào tạo nâng cao, đào tạo hội nhập, đào tạo chuyên môn …
- Các lỗi về tuần thủ quy trình, quy định
- …
Khi đánh giá các số liệu thường so sánh với chỉ tiêu được giao. So sánh với cùng thời điểm tuần trước/ tháng trước/ năm trước hoặc hoạt động trước để có nhiều góc nhìn hơn.
Lưu ý khi triển khai họp ngày/tuần/tháng
1. Chuẩn bị
Rất nhiều DN khi tổ chức họp thì không có kế hoạch cho việc họp tuần/tháng/ngày…thế nên khi họp thông tin nhiễu loạn hoặc không có sự chuẩn bị kỹ trước khi họp nên hiệu quả không cao.
Giải pháp
- Phải có mẫu báo cáo tuần cho từng bộ phận bao gồm các cột mốc chỉ số, KPIs đo lường
- Xác định thời gian gửi báo cáo tuần/ngày/tháng với các chỉ số được giao, các hoạt động triển khai và giải pháp đề xuất cho kỳ tiếp theo.
- Trước khi họp người trợ lý hoặc Admin tổng hợp lại để có cái nhìn tổng quan các BP phòng ban.
- Thay đổi bối cảnh: Có thể 3 tháng 1 lần mời một người bạn đến chia sẻ về chủ đề nào đó trước buổi họp để tạo sự thú vị hoặc tươi mới hơn.
- Báo cáo nên trình bày bằng PowerPoint để tiện và cũng trực quan hơn.
2. Tất cả các bộ phận đều “thấy mình trong đó”
Rời rạc và không nhất quán là tình trạng hay gặp ở các nhóm/phòng ở các DN vừa và nhỏ. Giữa các bộ phận nắm không kỹ hoặc không rõ mục tiêu ngày/tuần/tháng của mình dẫn tới khó đạt mục tiêu chung.
Giải pháp
- Trong cuộc họp tuần/tháng nên tổ chức để tất cả các bộ phận cùng họp để nắm bắt về tình hình kinh doanh, vận hành của công ty. Khi các Leaders/quản lý nắm bắt được tình hình chung của công ty đang gặp vấn đề hay đang ổn định thì tự họ cũng sẽ có những đề xuất phù hợp và họ được thể hiện, đóng góp vai trò
- Mời đúng người để tránh mất thời gian và không hiệu quả.
3. Điều phối & Chốt
Nhiều các sếp khi họp toàn nhảy vào đưa ý kiến và chốt bắt nhân viên làm theo thay vì để tự nhân viên đề xuất dẫn tới khi chẳng may fail thì cấp dưới lại nói đấy là do anh chỉ đạo chứ có phải của em đâu. Rất đau lòng.
Giải pháp:
- Lắng nghe & hỏi nhiều hơn và để tự nhân viên đưa ra đề xuất cho CV của họ
- Check lại các tồn đọng của tuần trước và điều phối cuộc họp theo các thông tin đã có
- Chốt lại các đầu việc/hành động có CAM KẾT và các MỐC MỤC TIÊU triển khai sau cuộc họp. Ngay sau khi rời cuộc họp thì Admin hoặc trợ lý đã gửi cho từng BP/Phòng ban để bám sát theo các giải pháp đã chốt trong cuộc họp cho tuần/tháng tới.
- Bám sát & triển khai họp ĐỀU để các bộ phận “rèn luyện” cũng như có thói quen tốt cho việc nắm các chỉ số và tình hình công ty.
Các anh chị em nhà mình hiện đang họp như thế nào và có ideas gì hay chia sẻ cùng mình nhé 😍
Nguồn: Thích Nhân Chuỗi